Änderung gegenüber dem Pflichtenheft von 2015:
28 Die Beteiligung am Apéro wurde von CHF 500.- auf CHF 1000.- angehoben.
Allgemeines
1 Der EHV führt gemäss Statuten jährlich seine Delegiertenversammlung (DV EHV) durch. Die DV EHV findet in der Regel im ersten Quartal des Jahres statt.
2 Die Vergabe an einen Veranstalter erfolgt anlässlich einer DV EHV in den Vorjahren. Als Veranstalter können sich Gesellschaften des EHV bewerben.
3 Liegen keine Bewerbungen vor, so kann der ZV EHV die Durchführung an eine Gesellschaft des EHV vergeben.
4 Die Anforderungen an die Räumlichkeiten, die benötigte Infrastruktur, sowie die organisatorischen Voraussetzungen sind in diesem Pflichtenheft festgehalten. Sie bilden die Basis für die Bewerbung und die Vergabe.
5 Für die durchführende Organisation gelten die finanziellen Vorgaben des Pflichtenheftes. Abweichungsanträge zu den Vorgaben sind schriftlich und begründet bis zum 31. August des Vorjahres an den ZV EHV zu stellen.
Infrastruktur
6 Ein Saal mit Sitzplätzen für 500 Personen und entsprechend sanitären Anlagen.
7 Platz für die Eingangskontrolle im Eingangsbereich zum Tagungslokal.
8 Ein Raum für Apéro vor dem Mittagessen (ca. 250-300 Personen), wenn möglich ausserhalb des Raumes, wo das Mittagessen eingenommen wird.
9 Eine erhöhte Bühne mit Sitzgelegenheit für 7 ZV Mitglieder. Eine Abdeckung der Tische nach vorne und ein Rednerpult.
10 Eine Halterung für die Verbandsfahne EHV auf der Bühne.
11 Ca. 250 Parkplätze in der Nähe des Tagungslokals. Es ist ideal, wenn der Tagungsort auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist.
Eventtechnik
12 Beschallung des Tagungslokales
13 1 Mikrofon Rednerpult (wenn möglich Headset für ZV Präsident)
14 2 Saalmikrofone
15 Ein Beamer und eine grosse Leinwand (gute Sichtbarkeit auch hinten im Raum)
16 Stromanschluss für 2 PCs beim ZV Tisch auf der Bühne
17 Der verantwortliche Tontechniker ist während der Versammlung vor Ort.
Organisatorische Voraussetzungen
18 Der Organisator ist in Absprache mit dem ZV verantwortlich für die musikalische Umrahmung der DV EHV.
19 Der Organisator ist in Absprache mit dem ZV verantwortlich für die Bereitstellung von Blumensträussen.
20 Der Organisator ist verantwortlich für die Kontaktnahme mit den lokalen politischen Behörden (Grussworte der Gemeinde).
21 Der Organisator stellt für die Versammlung zwei Ehrendamen.
22 Der Organisator übernimmt die Organisation der Verpflegung während der Versammlung und dem Mittagessen der Gäste, Ehrenmitglieder, Funktionäre und Delegierten (Essen für ca. 250 Personen).
23 Der Organisator erstellt die Abrechnung der gesamten DV EHV nach den Vorgaben des Pflichtenheftes und den effektiven Kosten an den Finanzchef EHV.
24 Im Vorfeld der Versammlung trifft sich der ZV mit dem Organisator und prüft die organisatorischen Voraussetzungen für die DV EHV.
25 Dem Organisator ist es gestattet Werbung seiner Sponsoren zu präsentieren.
26 Der ZV kann ebenfalls Werbung der EHV Sponsoren und verbündeter Verbände präsentieren.
27 Der Organisator kann Sponsoren anwerben. Spenden und Geschenke von Organisationen, wie zum Beispiel Beteiligungen am Apéro, sind zur Verfügung des Organisators.
Kosten der DV EHV
28 Vorgaben für die Budgetierung:
| Richtpreis ZV | Kostenträger | |
| Saalmiete | Beteiligung bis max. CHF 1500.- | EHV |
| Musikalische Umrahmung inkl. Verpflegung | Beteiligung bis max. CHF 500.- | EHV |
| Eventtechnik mit Betreuung | Beteiligung bis max. CHF 2000.- | EHV |
| Blumensträusse | ca. CHF 50.- / Stk. | EHV nach Aufwand |
| Parkplätze | Delegierte | |
| Mittagessen inkl. Dessert der durch den EHV eingeladenen Personen | von CHF 25.- / Person | EHV nach Aufwand |
| Mittagessen inkl. Dessert der Delegierten | von CHF 25.- / Person | Delegierte |
| Getränke der durch den EHV eingeladenen Personen | Getränkepreise sind dem ZV vorzulegen | EHV nach Aufwand |
| Getränke der Delegierten | Getränkepreise sind dem ZV vorzulegen | Delegierte |
| Hallenschmuck | von ZV nicht gefordert | Organisator |
| Apéro (einfach gehalten) | Beteiligung bis CHF 1000.- | EHV |
Streitigkeiten
29 Verstösse gegen diese Weisungen werden nach dem Rechtspflegereglement des EHV verfolgt.
Inkrafttreten
30 Der Zentralvorstand EHV hat diese Weisungen anlässlich der Sitzung vom 12.01.2024 genehmigt. Sie treten sofort in Kraft.