Name: Anita Beer
Wohnort: Alchenstorf
Beruf/Tätigkeit: Projektkauffrau / Eidg. Dipl. Einkaufsleiterin
Jahrgang: 1983
Familie: verheiratet mit Marco, einem Hornusser, Söhne Nick 5 und Len 1
Hobbys: Jodeln, Familie
Wie bist du zur OK-Sekretärin des EHF24 geworden?
Der OK-Präsident hat mich kurz vor der ersten OK-Sitzung gefragt, ob ich als Sekretärin mitmachen würde und ich habe gerne zugesagt.
Was sind deine Aufgaben in dieser Charge?
Unterstützung des OKs für allerlei Schreibarbeiten. Bewirtschaftung der Datenablage im Austauschportal. Es ist uns ein Anliegen, die Dokumente elektronisch zu sammeln und strukturiert abzulegen, damit diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder auffindbar sind.
Ich konnte feststellen, dass deine Protokolle sehr gut, umfassend abgefasst und extrem rasch zur Verfügung stehen.
Vielen Dank! Der OK-Präsident liest und optimiert die Protokolle der Sitzung vor dem Versenden, da bin ich immer sehr dankbar. Über zwei Stunden konzentriert zuzuhören und das Wichtige herauszufiltern gelingt mit seiner Unterstützung gut. Ebenfalls ist es empfehlenswert, die Protokolle zeitnah zu erstellen, damit alles noch frisch im Kopf ist.
Wieviel Zeit wendest du für die Protokollführung einer OK-Sitzung auf?
Für das Protokoll einer OK-Sitzung plane ich rund einen Tag ein. Mit dem Versand der Einladung, Vorprotokoll und Aufarbeiten der Informationen sind es bis zu 6 Stunden, das Abfassen des Sitzungsprotokolls, aktualisieren der Listen nach der Sitzung und der Versand ist dann innerhalb von 2 Stunden erledigt.
Erledigst du die Sekretariatsarbeiten alle in der Freizeit?
Mein Arbeitgeber weiss ehrenamtliche Arbeit sehr zu schätzen und gibt mir die Möglichkeit, meine Freizeit flexibel zu gestalten, damit ich die Arbeiten in der geforderten Frist erledigen kann. Ohne den Einsatz von ehrenamtlichen Helfern und Funktionären können Anlässe dieser Grössenordnung gar nicht mehr durchgeführt werden. Es wird immer schwieriger, Personen und insbesondere Junge zu finden, die sich noch in einem Verein engagieren wollen.
Was macht dir in dieser Funktion am meisten zu schaffen?
«Unplanbare Schnellschüsse», wo Arbeiten innerhalb kürzester Frist durch das Sekretariat abgearbeitet werden sollen. Die Zeit, welche ich für das OK aufwenden kann, ist beschränkt. Ich arbeite und bin Mutter, kurzfristige Aufträge führen bei mir zu Nachtschichten.
Worüber kannst du dich freuen?
Spannende Diskussionen, ein herzliches, wertschätzendes Dankeschön, der Blick auf das bereits Erarbeitete und die Vorfreude auf die Festwochenenden.
Wer ist für die Ablage/Zugänglichkeit der Dokumente im OK verantwortlich?
Wir haben ein Datenaustauschportal, welches uns der OK-Präsident zur Verfügung stellt, das grundsätzlich durch jedes Ressort mit den Daten und Dokumenten befüllt wird. Da jedoch nicht alle Ressortleiter PC-affin sind, können die Dokumente zur Ablage auch dem OK-Präsidenten oder mir im Sekretariat gesendet werden.
Wurde das Datenaustauschportal nach deinen Wünschen oder Vorstellungen geschaffen oder konntest du zumindest mitreden für die Strukturierung?
Das Portal wurde durch unseren OK-Präsident entworfen und er denkt in gleichen Strukturen wie ich. So fällt es mir leicht, mich zurechtzufinden und die diversen Ablagen zu bewirtschaften.
Hast du während es Festes auch noch Chargen oder kannst du es dann einfach geniessen vor Ort?
Im Prinzip habe ich keine Funktion am Festanlass selber. Aber ich denke, man wird mich als Springerin in der Administration einsetzen. Also halte ich mir natürlich diese Tage frei.
Was sind deine Wünsche für das Fest?
Ich erhoffe mir ein friedliches, gemütliches und unfallfreies Fest für alle Sportler, Zuschauer und Besucher der diversen Events, aber auch für alle Helfer und das gesamte OK. Selbstverständlich haben wir bereits gutes Wetter dafür bestellt.
Ich danke dir für deine Zeit und wünsche dir weiterhin gutes Gelingen in deinem Ressort mit deinen Mitstreitern.
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Jürg Lysser
Pressechef OK 40. Eidg. Hornusserfest
juerg.lysser@ehf24.ch
