Der EHV stellt schon länger eine Cloud mit geschütztem Speicherplatz für unsere Hornusservereine zur Verfügung. Einige Vereine verwenden die Cloud bereits zur Datenablage und zum Dateiaustausch innerhalb ihres Vereins. Für diejenigen, die den Gratis-Speicherplatz des EHV noch nicht verwenden, wollen wir in diesem Beitrag aufzeigen, was die Cloud euch bieten kann.
Benutzerverwaltung
Die Cloud des EHV ist gekoppelt mit eurer HGVerwaltung. Ihr könnt somit direkt in eurer HGVerwaltung definieren, wer Zugriff auf eure Vereins-Cloud hat.
Dazu könnt ihr auf den entsprechenden Benutzergruppen, die ihr anschliessend euren Benutzern der HGVerwaltung zuordnet, definieren, wer Zugriff auf die Cloud hat (Dateien) und wer innerhalb der Cloud erweiterte administrative Rechte hat (Dateien Admin). Im obigen Beispiel wird der Benutzergruppe Administrator die Berechtigung Dateien erteilt. Mit dieser Berechtigung können nun alle Benutzer der HGVerwaltung mit der Benutzergruppe Administrator auf eure Vereins-Cloud zugreifen.
Anmeldung
Um auf eure Vereinscloud zuzugreifen, öffnet ihr die Seite https://cloud.hgverwaltung.ch und meldet euch mit dem gleichen E-Mail und Passwort wie für eure HGVerwaltung an.
Wenn ihr euch das erste Mal anmeldet, müsst ihr unsere Nutzungsbedingungen durchlesen und bestätigen. Hier erklären wir, was auf die Cloud gehört und was nicht.
Arbeiten mit der Cloud
Anschliessend siehst du direkt deine Dateien und Ordner, die auf der Cloud gespeichert sind.
Hierbei ist wichtig zu wissen, dass es einen privaten Speicherplatz nur für dich gibt und eine gemeinsame Ablage für deinen Verein. Aktuell hast du für deinen persönlichen Speicherplatz 1 Gigabyte zur Verfügung. Deine persönlichen Dateien sieht niemand anderes als du, sie verschwinden aber auch wieder sobald dein Benutzer in der HGVerwaltung entfernt wird. Aber immerhin hast du gratis 1 GB Speicherplatz zur Verfügung auf das du von überall her zugreifen kannst.
Die gemeinsame Ablage für deinen Verein (in der Abbildung oben der Ordner mit den Personen als Symbol) heisst in unserem Beispiel hier Test. In deinem Fall steht dort der Name deines Vereins. Wenn du den Ordner öffnest, findest du darin die Dateien deines Vereins. Jedes eurer Vereinsmitglieder mit Zugriff auf eure Vereinscloud sieht diesen Ordner und hat darauf Zugriff. So könnt ihr z.B. innerhalb eures Vorstands Dateien wie Protokolle usw. gemeinsam ablegen und bearbeiten. Eurem Verein spendieren wir sogar 5 Gigabyte an Speicherplatz, damit auch eure Fotos usw. genügend Platz finden. Auch hierbei gilt, wir haben genügend Speicherplatz zur Verfügung. Solltet ihr mehr benötigen meldet euch bei uns, wir helfen euch gerne weiter.
Dateien wie Dokumente, Tabellen und Präsentationen können in der Cloud direkt erstellt und bearbeitet werden, auch gemeinsam. Das heisst, ihr könnt in der Cloud eine Datei erstellen, z.B. ein Arbeitsdokument für eure Vorstandssitzung, und ihr könnt während der Sitzung alle gemeinsam im Dokument arbeiten, eine Internetverbindung natürlich vorausgesetzt 🙂
Weitere Funktionen
Natürlich kann die Cloud noch sehr vieles mehr als in diesem kurzen Bericht beschrieben. Hier nur einige Beispiele:
- Dateien ablegen und verwalten
- Dateien zum öffentlichen Download oder Bearbeitung freigeben
- Detaillierte Zugriffsberechtigungen erstellen
- Gemeinsames bearbeiten von Office Dateien
- Dateien auf eigenen PC synchronisieren
- Dateien auf Handy App verwalten und bearbeiten
- Erweiterte Office-Funktionen
- usw.
Vor- und Nachteile
Aber warum erklären wir dir das alles? Wir sind der Meinung, dass die Cloud für die Vereine noch viel zu wenig genutzt wird. Einerseits ist sie vielleicht noch zu wenig bekannt oder es gibt eine gewisse Skepsis, wo denn die Daten des Vereins gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Mit diesen Vorurteilen wollen wir natürlich etwas aufräumen. Deshalb möchten wir euch gerne aufzeigen, warum die Cloud für euch sinnvoll ist.
- Eure Dateien werden auf dem EHV-Server gesichert
- Der EHV Server entspricht den aktuellsten Sicherheitskriterien nach Datenschutz, Ausfallsicherheit und Datenverlust
- Der EHV Server wird von der EDV-Kommission des EHV betrieben und gewartet. Hierbei sind wir transparent, was die Ausfallzeiten unserer Dienste betrifft, siehe https://status.hgverwaltung.ch
- Auf eure Daten habt nur ihr Zugriff. Ihr seid aber auch verantwortlich, wen ihr durch die Benutzerverwaltung auf der HGVerwaltung zulässt.
- Eure Daten liegen auf einem europäischen Server. Viele arbeiten heute mit OneDrive, weil es kann ja alles und ist einfach so verfügbar, aber ganz ehrlich, wisst ihr ganz genau, wo eure Daten dort abgespeichert werden?
- Wenn doch mal etwas nicht zu eurer Zufriedenheit klappen sollte, meldet euch bei unserem Support oder per Mail via support@ehv.ch. Wir helfen euch gerne, relativ schnell und verstehen auch das urchigere Schweizerdeutsch 🙂
Zu der Cloud gibt es auch ein Erklärvideo und eine detaillierte Anleitung auf unserem Wiki.